1. Créer des portails personnalisés pour chaque service
SharePoint ne se limite pas à une page d’accueil d’entreprise. Il permet de créer des sites dédiés à chaque équipe ou département, avec une arborescence, des actualités et des contenus ciblés.
Par exemple, un service RH peut avoir son propre espace avec :
- les formulaires administratifs,
- les guides internes,
- le calendrier des entretiens ou des formations,
- un espace de FAQ pour les collaborateurs.
Ces portails facilitent la communication ciblée et allègent les flux d’e-mails.
2. Gérer des workflows d’approbation automatisés
Tu veux que la validation d’un devis, d’une facture ou d’une demande de congé passe par plusieurs niveaux hiérarchiques ? SharePoint, couplé à Power Automate, permet de mettre en place des flux de validation automatisés.
Ce que ça change :
- gain de temps (plus besoin de relancer par mail),
- meilleure traçabilité (historique des actions),
- process plus fluides (notifications automatiques aux bons interlocuteurs).
C’est une manière simple d’instaurer des processus fiables et uniformes.
3. Suivre des projets avec des listes dynamiques
SharePoint propose des listes personnalisées qui peuvent être utilisées comme de véritables tableaux de bord. Tu peux y ajouter des statuts, des responsables, des dates limites, des priorités…
Ces listes sont :
- accessibles en temps réel pour toute l’équipe,
- filtrables et exportables,
- connectables à Power BI pour de la data visualisation.
Un moyen simple de gérer tes projets sans outil supplémentaire.
4. Centraliser les demandes internes avec des formulaires intelligents
Tu peux créer des formulaires internes dans SharePoint (ou avec Microsoft Forms intégré), qui alimentent automatiquement des listes ou des bibliothèques de documents.
Exemples d’usages :
- demandes de matériel ou d’équipement,
- demandes de congés ou absences,
- signalements d’incidents ou bugs IT,
- besoins en formation…
Ces formulaires sont personnalisables, automatisables et bien plus fiables qu’un simple mail.
5. Créer un wiki d’entreprise ou une base de connaissances
L’une des faiblesses de beaucoup d’organisations, c’est que la connaissance reste dans la tête des anciens… ou dans les mails. Avec SharePoint, tu peux créer une base de connaissances facile à maintenir et à consulter.
Cela permet de :
- faciliter l’onboarding,
- documenter les process,
- réduire les erreurs récurrentes,
- mutualiser l’expérience de l’équipe.
Un bon wiki, c’est un gain de temps massif à long terme.
6. Partager des documents avec des partenaires externes en toute sécurité
Tu travailles avec des freelances, des fournisseurs ou des clients ? SharePoint permet de créer des accès sécurisés pour les utilisateurs externes.
Tu peux :
- définir des droits très précis (lecture seule, édition, téléchargement),
- limiter l’accès à certaines plages horaires ou adresses IP,
- suivre les activités sur les fichiers partagés.
C’est une alternative bien plus professionnelle qu’un lien WeTransfer ou Google Drive.
7. Déployer une plateforme RH ou QSE sur mesure
Avec les bonnes webparts et une structuration intelligente, SharePoint permet de créer une vraie plateforme métier :
- un espace RH avec onboarding, documents légaux, formations internes, politiques d’entreprise,
- une plateforme QHSE avec référentiels, procédures, audits, plans d’actions.
L’avantage ? Tu gardes tout dans ton environnement Microsoft, avec un design cohérent et une gestion des droits facilitée.
SharePoint est bien plus qu’un simple outil de stockage. C’est une plateforme modulaire, puissante et accessible, capable de répondre à une multitude de besoins métiers. Encore faut-il savoir ce qu’on peut en faire.
En explorant ces usages méconnus, tu peux transformer un outil « sous-utilisé » en un véritable levier de productivité et de structuration pour ton entreprise.
